Cara Membuat Materi Presentasi yang Menarik dan Powerful

Berikut ini cara membuat materi presentasi yang menarik dan powerful. Menarik dalam artian mampu menarik perhatian audiens dan powerful dalam artian bisa membuat tujuan presentasi Anda tercapai.

Tulisan ini hanya akan berfokus pada bagian isi presentasi. Bagian pembuka dan penutup akan saya bahas pada tulisan terpisah.

Cara Membuat Materi Presentasi

Ada beberapa tahapan yang akan saya ulas dalam membuat materi presentasi yang menarik dan powerful, yaitu:

1. Menentukan tujuan presentasi
2. Memahami audiens
3. Merumuskan pesan utama (key message)
4. Merumuskan argumen utama (key argument)
5. Menyiapkan bukti-bukti (evidence)

Tahapan 3 – 5 merupakan bagian dari Minto Pyramid Principle yang jika digambarkan terpisah akan tampak seperti:

Minto Pyramid Principle juga dikenal sebagai McKinsey Pyramid Principle, adalah alat yang digunakan untuk menyusun sejumlah besar informasi untuk menyampaikan cerita, pesan, atau presentasi tanpa menghilangkan detail penting. ‘The Pyramid Principle’ adalah sebuah buku yang ditulis oleh Barbara Minto, diterbitkan pada tahun 1970-an oleh McKinsey & Company.

Mari kita ulas satu per satu lebih dalam. Agar lebih terarah ulasannya, saya akan menggunakan salah satu produk Panrita Slide sebagai contoh, yaitu Template PPT Tematik.

Misalnya, saya akan membuat materi presentasi untuk mengajak audiens membeli produk saya tersebut. Anda bisa melihat produknya di sini agar mempunyai gambaran dan bisa memahami ulasan saya berikutnya.

Menentukan Tujuan Presentasi

Hal pertama yang harus ditentukan saat menyiapkan materi presentasi adalah apa tujuan presentasinya. Apa yang Anda ingin audiens ketahui, lakukan, atau ubah setelah mengikuti presentasi Anda. Membuatnya sespesifik mungkin akan lebih baik.

Dengan mengetahui tujuan presentasi di awal, akan memudahkan dalam menyiapkan isi presentasinya. Informasi mana yang perlu dimasukan dan mana yang tidak perlu. Karena kadang-kadang kita memasukkan terlalu banyak informasi. Kemudian bingung saat akan mengurangi karena keterbatasan waktu, misalnya.

Dari contoh presentasi produk template PPT Tematik, tujuan presentasinya:

Di akhir presentasi, minimal 20% audiens membeli produk Template PPT Tematik.

Anda bisa menggunakan prinsip SMART goals untuk membuat tujuan presentasi Anda lebih efektif. SMART goals pertama kali diperkenalkan oleh George T. Doran pada November 1981.

Mari kita tinjau contoh di atas, apakah sudah SMART.

Specific atau spesifik. Tujuannya sudah spesifik, yaitu audiens membeli produk.

Measurable atau dapat diukur. Bagaimana mengukur keberhasilan presentasi saya? Dengan menghitung jumlah pembelian yang terjadi setelah presentasi. Minimal 20% dari audiens.

Achievable atau dapat dicapai. Apakah saya bisa mencapai tujuan tersebut dengan kualitas produk dan sumber daya yang saya miliki? Tentu bisa. Produknya berkualitas dan menarik. 

Relevant atau relevan. Apakah tujuan saya ini memiliki keterkaitan atau relevan dengan audiens? Ya, karena audiensnya adalah orang-orang yang sering melakukan presentasi.

Time-based atau ada tenggat waktu. Apakah ada tenggat waktu yang jelas untuk mengukur keberhasilan tujuan presentasi saya? Ya, di akhir presentasi.

Memahami Audiens

Audiens adalah inti dari pencapaian tujuan sebuah presentasi. Makanya penting untuk memahaminya dengan benar.

Terkadang, sebuah presentasi sudah direncanakan dan disiapkan dengan baik. Kemudian disampaikan dengan penuh antusias. Namun, hasil akhirnya tidak sesuai harapan, karena ternyata disampaikan kepada audiens yang tidak tepat.

Mari kita kembali pada contoh di atas.

Apa saja yang perlu saya pahami mengenai audiens presentasi saya?

Pertama, siapa saja mereka? 

Jika audiensnya sudah sesuai dengan persona target market dari produk template PPT Tematik, maka pertanyaan ini bisa saya jawab dengan mudah. Mereka adalah orang-orang bagian Marketing di tempat kerjanya yang sering melakukan presentasi produk/jasa ke calon pelanggan.

Kalau seandainya saya tidak tahu siapa mereka, bagaimana cara mencari tahunya?

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk mencari tahu siapa calon audiens presentasi Anda. Salah satunya melalui sosial media mereka. Kalau mereka pekerja profesional, mereka biasanya memiliki akun LinkedIn. Dari sana Anda bisa melihat profil calon audiens Anda.

Jika audiens adalah sebuah tim dari perusahaan tertentu, Anda bisa kontak PIC-nya untuk menggali informasi. Jika memungkinkan, Anda bisa bertanya langsung ke calon audiens, misalnya menggunakan kuesioner.

Kembali ke contoh. Siapakah audiens presentasi saya?

Mereka adalah orang-orang yang sering melakukan presentasi tentang produk/jasa perusahaan kepada calon pelanggan.

Kedua, apa masalah yang kerap mereka hadapi saat membuat presentasinya?

Pertanyaan ini penting untuk dijawab dengan tepat. Kalau produk/jasa Anda tidak memecahkan masalah mereka, bagaimana Anda bisa berharap mereka akan membeli.

Kalau Anda menggunakan kuesioner saat menggali informasi tentang audiens, pertanyaan ini bisa Anda masukkan. Jika tidak, Anda bisa menggunakan hasil riset sendiri yang terkini. 

Dari pengalaman saya, masalah yang kerap dihadapi orang-orang yang menyiapkan presentasi, khususnya yang menggunakan alat bantu visual, seperti:

• Tidak cukup waktu untuk membuat desain slide yang menarik.
• Tidak terampil menggunakan PowerPoint.
• Tidak punya ide desain slide.

Tahapan pertama dan kedua terkadang saya lakukan bolak-balik dan saling mempengaruhi. Kadang-kadang tujuan presentasi sudah ditentukan, saat mendapat informasi tentang audiens, ternyata tujuannya harus disesuaikan.

Misalnya begini, tujuan sama seperti di atas. Tapi audiensnya adalah staf yang tidak bisa langsung mengambil keputusan (presentasi di korporat). Mereka harus mendapatkan persetujuan lebih  dahulu dari atasannya baru bisa melakukan pembelian.

Dengan demikian, pembelian tidak bisa dilakukan di akhir presentasi. Sehingga, tujuan presentasinya harus diubah.

Merumuskan Pesan Utama (Key Message)

Ketika tujuan presentasi dan pemahaman tentang audiens sudah jelas, saatnya merumuskan pesan utamanya. 

Kenapa mesti? Apa tujuan presentasi belum cukup?

Ya, belum cukup.

Tujuan presentasi dibuat sebagai panduan buat Anda dalam menyiapkan materi presentasinya. Pesan utama adalah yang Anda sampaikan ke audiens.

Saya tidak mungkin menyampaikan ke audiens bahwa saat presentasi saya berakhir, saya ingin 20% dari Anda membeli produk saya berupa template PPT Tematik.

Tidak mungkin dong… Hehehe.

Terus bagaimana agar tujuan itu bisa tercapai?

Saatnya merumuskan pesan utama atau key message.

Pesan utama ini dibuat berdasarkan tujuan dan menitikberatkan pada pemahaman mengenai audiens, agar memiliki daya persuasif yang kuat. Agar tercipta ajakan yang tepat kepada orang yang tepat atau membutuhkan solusi dari produk/jasa yang Anda presentasikan.

Cam Barber dalam bukunya “What’s Your Message?” menggunakan kombinasi APA – KENAPA untuk merumuskan pesan utama.

APA adalah kombinasi dari apa masalahnya dan apa penawaran Anda sebagai solusinya.

KENAPA adalah alasan apa yang bisa membuat audiens yakin dengan tawaran solusi dari Anda.

Mari kita coba menggunakan contoh sebelumnya.

APA:

Saat menyiapkan slide presentasi, kadang kita tidak memiliki cukup waktu untuk membuatnya menarik. Atau, kita tidak tahu cara mendesain slide yang menarik menggunakan PowerPoint. Sehingga menampilkan slide yang sekadarnya saja, hasil copy-paste dari dokumen Word atau lainnya. 

Slide ala kadarnya dapat membuat audiens merasa bosan dan tidak memperhatikan Anda.

Tapi jangan khawatir, template PPT Tematik bisa menjadi solusi buat Anda.

KENAPA:

Template PPT Tematik dibuat dalam 22 kategori, mulai dari slide judul, beragam diagram, hingga slide kontak. Satu kategori terdiri dari 12 – 32 desain.

Dibuat dengan desain yang menarik menggunakan shape, gambar, dan elemen lainnya.

Mudah diedit dan siap ditampilkan.

Pesan utamanya bisa saya poles lagi agar lebih menarik menjadi:

Saat menyiapkan slide presentasi, kadang kita tidak memiliki cukup waktu untuk membuatnya menarik. Atau, kita tidak tahu cara mendesain slide yang menarik menggunakan PowerPoint. Sehingga menampilkan slide yang sekadarnya saja, hasil copy-paste dari dokumen Word atau lainnya. Slide seperti ini dapat membuat audiens merasa bosan dan tidak memperhatikan Anda.

Tapi jangan khawatir, template PPT Tematik bisa menjadi solusi buat Anda. Template ini dibuat dalam berbagai kategori dengan beragam desain yang menarik. Anda tinggal edit sesuai kebutuhan presentasi Anda.

Merumuskan Argumen Utama (Key Argumen)

Argumen utama sebenarnya sudah terkandung dalam pesan utama, yaitu di WHY. Di bagian ini saya tinggal merapikan saja. Argumen tersebut bisa saya bagi menjadi beberapa bagian.

Dari pesan utama, saya bisa melihat 3 bagian, yaitu berbagai kategori, beragam desain, dan mudah diedit.

Itulah 3 argumen utama yang akan saya gunakan untuk presentasi produk saya.

Menambahkan Bukti

Langkah selanjutnya adalah menambahkan bukti atas argumen-argumen saya di atas. Untuk contoh presentasi saya ini, buktinya bisa berupa gambar-gambar yang menunjukkan banyaknya kategori dan beragamnya desain. Bisa juga berupa video singkat yang menunjukkan betapa mudahnya template PPT tersebut diedit.

Saya akan mengambil satu contoh argumen, yaitu beragam desain.

Materinya sudah selesai. Saya tinggal menyusunnya menjadi satu bagian yang lengkap, mulai dari pembuka, isi, dan penutup.

Dengan membuat isi presentasinya lebih dahulu, akan memudahkan untuk membuat pembuka dan penutupnya. Tinggal disinkronkan saja agar materi yang sudah menarik juga memiliki pembuka dan penutup yang tak kalah menariknya.

Bagaimana membuat struktur presentasi yang menarik dan memorabel akan saya ulas di tulisan berikutnya.

Semoga bermanfaat buat Anda. 

Salam sukses bermanfaat…

*) Image by StartupStockPhotos from Pixabay